İş hayatında zaman yönetimi konusunda neler yapılmalıdır? Verimli bir iş hayatı için, zaman yönetimi ipuçları nelerdir?
Çok fazla iş yükü altında olduğunuz veya çok fazla sorumluluk aldığınız için sıklıkla stres yaşıyor musunuz? Zaman geçtikçe, işlerinizi bitirebilmek için, zamanınızdan fazla işiniz olduğu duygusuna kapılıyor musunuz?
İşte tam da bu noktada yapılması gereken, işlerinizi organize etmek ve her gün daha fazla işi bitirebilmek için zamanınızı etkili bir şekilde kullanmaktır. Etkili zaman yönetimi, hem iş hem de özel hayatınızda stres düzeyinizi düşürmenize ve üretkenliğinizi arttırmanıza yardımcı olacaktır.
Zaman yönetimi becerilerinin gelişmesi bir süreçtir ve herkes için farklı ilerler. Burada önemli olan, kendiniz için en uygun zaman yönetimi stratejisini geliştirmektir. En azından başlangıç aşamasında, zaman yönetimi becerilerinizi geliştirmeniz ve üretkenliğinizi arttırmanız için 10 ipucunu sizlerle paylaşacağım. Dediğim gibi; bu önerilerimin üstüne siz kendinize ve işinize uygun yeni stratejiler ekleyebilirsiniz. Hadi başlayalım!
1. İşlerinizi Organize Edin
Tablo
Zaman zaman birçoğumuz tamamlayabileceğimizden daha fazla iş üstleniriz ve bu hayatın olağan akışı içinde bazen farkında olmadan gerçekleşir. Bu durum genellikle stres ve tükenmişlik sendromuyla sonuçlanabilir.
Şayet sorumluluğunuz dahilindeyse, yetkilendirmelerde bulunmak, sorumluluklarınızdan kaçtığınız anlamına gelmez. Bunun yerine görevlerinizin uygun şekilde yerine getirilmesini sağlarsınız. Astlarınıza, beceri ve yeteneklerine göre iş paylaştırmayı öğrenin. Bu sadece size zaman kazandırmakla kalmayacak, aynı zamanda altınızda çalışan insanların işin bir parçası olduklarını hissetmelerine yardımcı olacaktır.
Burada önemli olan şey, kişisel işlerinizi başkalarına gördürmemek olmalıdır. İşyerine ait işler yapılırken, her şeyi kendi başınıza yapma, başkalarının kötü yapacağını düşünme alışkanlığınızdan vazgeçmelisiniz. Aksi halde işler yığılır ve altından kalkılmaz bir hal alır.
Öğretmenlik yaptığım dönemde, müdürüm çok yoğun olduğu için kendisinin katılmasının elzem olmadığı bazı toplantılara beni gönderirdi. Okulun tanıtımıyla ilgili hazırlanacak olan sunumların, broşürlerin veya katalogların hazırlanmasında bazen benden, bazen de müdür yardımcılarından yardım isterdi. Okul yönetimiyle ilgili işleri, yetkinliğine ve becerisine göre kurumdaki diğer arkadaşlara dağıtırdı. Keza hepsini kendi başına yapmaya kalksa, işin altından kalkamaz, 24 saat yetmezdi.
Bu demek değildi ki kendisi işten kaçardı. Hayır! Kendisi okulun idaresiyle ilgili daha önemli işlerle ilgilenirdi. Kısmen ikinci planda kalan işleri, gerektiğinde paylaştırırdı.
2. İşlerinizi Önceliğine Göre Sıralayın
Güne başlamadan önce, öncelikli olarak ilgilenmeniz gereken işlerin bir listesini yapın. Bazı önemsiz işler, değerli zamanınızın çoğunu tüketebilir ve bu işlere, daha kolay veya daha az stresli oldukları için çok fazla enerji harcarız.
Ancak o gün tamamlanması gereken acil işleri belirlemek, üretkenliğiniz için kritik bir öneme sahiptir. Enerjinizi öncelikle nereye harcayacağınızı belirledikten sonra, işleri kendinize ve programınıza uygun bir sırayla halletmeye başlayacaksınız.
Kısacası, odaklanmanızı kolaylaştırmak için önemli işlerinize öncelik verin.
3. Bir Çalışma Program Oluşturun
Yanınızda bir planlayıcı veya defter taşıyın. Aklınıza gelen tüm işleri listeleyin. İşleri tamamlarken kontrol edebilmek, size bir başarı duygusu verecek ve sizi motive edecektir.
Güne başlamadan önce basit bir ‘Yapılacaklar’ listesi hazırlayın ve bu işlerin gün içinde bitirilebilir olduğundan emin olun. Tamamlamanız gereken büyük bir işiniz varsa, bunu o gün yapmanız gereken tek iş olarak belirleyin. Diğer işlerinizi bir sonraki güne erteleyebilirsiniz.
Zaman yönetimi becerilerinizi daha iyi takip edebilmek için 3 farklı liste yapmayı düşünebilirsiniz. Bunlar; iş, ev ve kişisel görevler listesi olabilir. Her biri için ayrı ayrı hazırladığınız listeden, gerçekleştirdiğiniz işlere bir çizik atarak takip etmeniz hem kolay olacak, hem de kendinizi daha iyi hissetmenizi sağlayacaktır.
4. Tarihleri Ayarlayın
Elinizde bir görev olduğunda gerçekçi bir son tarih belirleyin ve belirlediğiniz bu tarihe bağlı kalın. Bir son teslim/bitirme tarihi belirledikten sonra, bunu bir postite yazıp çalışma alanınızın yanına koymanız veya bilgisayar başında çalışıyorsanız, bilgisayarınızın ekranının bir kenarına yapıştırmanız yararlı olabilir. Sürekli gözünüzün önünde bir uyarıcı olarak durması sizi hem motive edecek, hem de işinizi zamanında bitirmenizi destekleyecektir.
Önünüze çıkabilecek tüm işleri tamamlayabilmeniz için görevin bitiş tarihinden birkaç gün önce bir tamamlama tarihi belirlemeye çalışın. Tabiri caizse kendinizle iddiaya girin ve son bitirme tarihine kadar gayret gösterin. Bitirdiğiniz her işten sonra kendinize küçük ödüller verebilirsiniz. Bu ayrıca motivasyonunuzu korumanıza yardımcı olacaktır.
5. İşlerinizi Ertelemekten Kaçının
Erteleme, üretkenliği olumsuz etkileyen alışkanlıklardan biridir. Bu alışkanlık, en kıymetli hazine olan zamanın ve enerjinizin boşa gitmesine neden olabilir. Tabii olarak bu durum hem kariyerinizde hem de özel yaşamınızda büyük sorunlar yaşamanıza neden olur.
Ertelemekten kaçınmak birçok kimse için zordur. Sıkıldığımızı veya bunaldığımızı hissettiğimizde erteleme eğilimi gösteririz. Daha zor işleri bölerek yapmaya, gün boyunca daha küçük, eğlenceli aktiviteler haline dönüştürmeye çalışın. Bu, işinizi devam ettirmenize yardımcı olabilir.
6. Stresle Başa Çıkmayı Öğrenin
Stres genellikle yapabileceğimizden daha fazla işi kabul ettiğimiz durumlarda ortaya çıkar. Stres sonucunda vücudumuzu yorgun hissederiz ve bu da üretkenliğimizi etkileyebilir.
Stres, herkes için farklı biçimlerde meydana gelir. Ancak stresle başa çıkmanın bazı yolları özetle şunlardır;
Dışarı çıkmak
Egzersiz yapmak
Meditasyon yapmak/Dua etmek
Yakın bir arkadaşla görüşmek
Sevdiğiniz hobiyle uğraşmak
Müzik dinlemek
Stresinizi azaltmak söz konusu olduğunda, sizin için neyin işe yaradığını bulmak/bilmek önemlidir. Bunlardan birkaçını deneyerek, hangisinin size iyi geldiğini bulabilirsiniz. Ayrıca doğru nefes alma tekniklerini kullanarak stres seviyenizi azaltabilirsiniz. Nefes tekniklerini uygulamak birkaç dakikanızı alacaktır. Doğru nefes almanın, strese neden olan hormonları azalttığı, birçok araştırma sonucunda kanıtlanmıştır.
(Doğru nefes alma tekniklerini ayrıca bir makalede yazalım)
Ayrıca konuyla ilgili olarak, “İş Stresi ve Başa Çıkma Yolları” başlıklı yazımızı okuyabilirsiniz.
7. Aynı Zamanda Birkaç İş Almaktan Kaçının
Çoğumuz, birden çok işi halletmeye çalışmanın işlerin çabucak bitmesi konusunda etkili bir yol olduğunu düşünürüz. Ancak gerçek şu ki, sadece tek bir işe odaklanıp konsantre olduğumuzda, çok daha verimli olabiliriz. Birden çok işi birlikte götürmeye çalışmak, üretkenliği engeller. Bu nedenle zaman yönetimi becerilerini geliştirmek için bundan kaçınılmalıdır. Hem atalarımız da, “Bir koltukta iki karpuz taşınmaz” dememiş mi?
Odaklanmanıza yardımcı olması için, hazırladığınız yapılacak işler listelerinden ve işi son tamamlama tarihlerinden yararlanın. Bu şekilde işlerinizi daha iyi yapabilirsiniz. Bir diğer işe başlamadan önce bir öncekini bitirmeyi bekleyin. Böyle yaptığınızda nasıl da daha fazla işi bitirdiğinizi görecek ve şaşıracaksınız.
Şahsen yapılacak işlerimi planlarken buna riayet ederim. Zaman yönetimi konusunda eğitim almadan önce işlerimi yetiştirmekte zorlanıyordum. Sadece liste hazırlamak, işleri öncelik sırasına göre planlamak ve aynı anda bir iş yapmakla bile zaman yönetimi hususunda yaşadığım sorunların üstesinden büyük ölçüde geldim.
8. Güne Erken Başlayın
Çoğu başarılı insanın ortak bir özelliği vardır ki bu da güne erken başlamaktır. Çünkü erken kalkmak onlara, oturup düşünmek ve günlerini planlamak için zaman verir.
Erken kalktığınızda daha sakin, yaratıcı ve aklı başında olursunuz. Gün içinde zaman geçtikçe enerji seviyeniz düşmeye başlar ve bu da üretkenliğinizi, motivasyonunuzu ve odaklanmanızı olumsuz yönde etkiler.
Sabahları erken kalkan biri değilseniz, normal kalkış zamanınızdan otuz dakika önce uyanmayı deneyebilirsiniz. Bu kadar kısa sürede ne kadar çok şey yapabileceğinizi görünce şaşıracaksınız. Sabah saatleri en verimli saatlerdir. Sabahki bu 30 dakikalık süreyi çalışmak için kullanmak istemiyorsanız, biraz egzersiz yapmak veya sağlıklı bir kahvaltı için değerlendirebilirsiniz. Bu tür bir rutin, gün içindeki üretkenliğinize de katkı sağlayacaktır. Gününüzü erken saatlerde planlayarak, günün geri kalanında ne yapacağınızı düşünmek için ihtiyacınız olan zamanı en aza indirgeyebilirsiniz.
9. Düzenli Molalar Verin
Kendinizi yorgun ve stresli hissettiğinizde, 10 ila 15 dakika ara verin. Çok fazla stres vücudunuza zarar verebilir ve üretkenliğinizi etkileyebilir.
Daha da güzeli, mola zamanlarınızı planlayın. Bu, rahatlamanıza ve daha sonra yeniden enerjik bir şekilde çalışmaya dönmenize yardımcı olur. Gün içinde ara vereceğiniz zaman dilimlerini önceden planladığınızda, muhtemelen elinizdeki işi bitirmek için can sıkıntısının veya motivasyon eksikliğinin üstesinden daha kolay gelebilirsiniz.
Yürüyüşe çıkın, biraz müzik dinleyin veya küçük egzersizler yapın. Daha uzun molalarda imkan dahilindeyse arkadaşlarınız veya ailenizle biraz vakit geçirmeyi düşünebilirsiniz.
10. Hayır Demeyi Öğrenin
Zaten aşırı iş yükünüz varsa, ekstradan verilen işleri kibarca reddedin. Fazladan iş yapmayı kabul etmeden önce yapılacaklar listenize bir göz atın.
Pek çok insan “hayır” demenin kendilerini bencil göstereceği fikrine kapılır ve “hayır” diyemez. Ancak gerçek şu ki gerektiğinde “hayır” demek, kendinize ve zamanınıza dikkat etmenin en iyi yollarından biridir. “Hayır” demeyi öğrendiğinizde, çevrenizdeki insanların eninde sonunda takdir edeceği önemli şeylere harcayacak daha fazla enerjiniz olduğunu göreceksiniz.
Son olarak;
Yapılacak olan işlerin neler olduğunu netleştirdiğinizde, her işinize daha fazla odaklanacak ve daha kısa sürede daha fazlasını yapabileceksiniz.
İyi bir zaman yönetimi, işlerin önceliklendirilmesini ve daha fazla iş yaparken zamandan tasarruf sağlayacak şekilde organize edilmesi için günlük bir plan yapılmasını gerektirir. Yukarıdaki stratejileri birkaç hafta boyunca uygulayın ve size yardımcı olup olmadıklarına bakın. Aslında ne kadar çok zamanınız olduğunu göreceksiniz. Zaman yönetimini bildiğinizde, hem işinizde çok daha verimli olacak, hem de özel hayatınıza daha fazla zaman ayırabileceksiniz.
Kişisel Gelişim Uzmanı Ercüment Eşsiz
Instagram: @nostaljihabernet
İlk yorum yapan olun